Prawidłowe zabezpieczanie obszaru zamówień w gabinecie medycznym jest jedną z najważniejszych kwestii, którą należy wdrożyć już na samym początku działalności.
Zarządzanie zaopatrzeniem w gabinecie medycznym to proces wymagający uwagi i staranności. Prawidłowe zabezpieczanie obszaru zamówień to kluczowy element tego procesu. Warto przyjrzeć się temu zagadnieniu bliżej i zrozumieć, dlaczego jest ono tak istotne dla funkcjonowania placówki medycznej. Poprzez odpowiednie zarządzanie tym procesem, możesz zaoszczędzić znaczne sumy pieniędzy.
Dlaczego prawidłowe zabezpieczanie obszaru zamówień jest tak istotne?
Prawidłowe zabezpieczanie obszaru zamówień w gabinecie medycznym jest istotne z kilku prostych powodów:
- Utrzymanie płynności pracy: Niezbędne artykuły medyczne i sprzęt muszą być zawsze dostępne, aby zapewnić płynność pracy gabinetu. Brak jakiegoś produktu w nagłym przypadku może prowadzić do opóźnień i problemów z obsługą pacjentów.
- Oszczędność czasu: Skrupulatne monitorowanie stanów magazynowych oraz odpowiednie zabezpieczanie ich zapasów pozwala zaoszczędzić czas, który normalnie byłby poświęcony na nagłe zakupy i organizację zamówień.
- Oszczędność pieniędzy: Dobre zarządzanie stanami magazynowymi pozwala uniknąć nadmiernego gromadzenia produktów. Przekłada się to na oszczędność finansową, szczególnie wtedy, kiedy termin przydatności asortymentu zdąży minąć, nim go zużyjemy.
Kto powinien się zajmować zamówieniami?
Kwestia odpowiedzialności za zabezpieczanie obszaru zamówień w gabinecie medycznym może być rozwiązana na kilka sposobów. Właściciel gabinetu medycznego może zdecydować się na pełną kontrolę nad tym procesem, ale równie dobrze może zlecić go managerowi lub wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego wyłącznie za zamówienia i zarządzaniem stanami asortymentu.
Właściciel, jako osoba mająca ogólny nadzór nad placówką, może zdecydować o ogólnych zasadach zarządzania zaopatrzeniem i podejmować kluczowe decyzje dotyczące wyboru dostawców i strategii zakupowej. Manager bardzo często zajmuje się pracą gabinetu - kontroluje pracę wszystkich pracowników i jako prawa ręka właściciela, stanowi drugą najważniejszą osobę w hierarchii decyzji i odpowiedzialności. Pracownik oddelegowany do zamówień może koncentrować się na śledzeniu dostaw, negocjacjach cenowych i kontaktach z dostawcami, codzienny nadzór nad magazynem i dbanie o to, aby stan asortymentu zawsze był wystarczający.
Remanent w gabinecie - obowiązkowy czy nie?
Remanent w gabinecie medycznym to kwestia dyskusyjna. Podatnicy rozliczający się na ryczałcie od 2019 roku nie mają obowiązku sporządzania remanentu. Pozostałych jednak nie ominie.
Zakres, który powinna obejmować inwentaryzacja, określa § 24 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR i są to:
- towary handlowe,
- materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
- półwyroby,
- produkcję w toku,
- wyroby gotowe,
- braki i odpady.
(źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-remanent-czyli-spis-z-natury-na-koniec-roku)
Podsumowując, remanent to dokładny spis wszystkich produktów i materiałów, które znajdują się w gabinecie. Dzięki niemu można dokładnie określić, co jest potrzebne i w jakiej ilości. To szczególnie przydatne w przypadku produktów o krótkim terminie przydatności, których nadmiar może prowadzić do marnotrawstwa.
Zamawianie wszystkiego w jednym miejscu
Zamawianie wszystkich potrzebnych produktów i materiałów w jednym miejscu może przynieść wiele korzyści. Po pierwsze, to oszczędność czasu, ponieważ nie trzeba przeszukiwać wielu różnych dostawców. Po drugie, można negocjować korzystne warunki zakupu i uzyskiwać rabaty przy większych zamówieniach. Wybierając sprawdzonego dostawcę, można również mieć pewność co do jakości i terminowości dostaw.
Korzystanie z programów lojalnościowych i promocji
Programy lojalnościowe i promocje to doskonały sposób na dodatkowe oszczędności. Rejestrując się w naszym sklepie, przystępujesz do programu lojalnościowego, w którym punkty zebrane za zrealizowane zamówienia, możesz wymienić na karty rabatowe do wykorzystania u nas lub na Zalando.
Różnorodność form płatności
Bardzo często zdarza się, że osoba odpowiedzialna za zamówienia nie ma dostępu do konta czy karty płatniczej właściciela placówki. Różnorodność form płatności, takich jak odroczony termin płatności, faktura zbiorcza na koniec miesiąca czy dostawa płatna przy odbiorze, to element, który może ułatwić zarządzanie finansami w gabinecie medycznym. Pozwala to na elastyczne dostosowanie płatności do potrzeb placówki.
Szybkie dostawy
Szybkie dostawy są szczególnie istotne, zwłaszcza gdy gabinet medyczny jest niewielki i nie ma miejsca na przechowywanie większych ilości produktów. Dostawy na czas zapewniają ciągłość pracy i obsługi pacjentów. Bliskość sklepu dostawcy może być nieoceniona w przypadku nagłego zapotrzebowania na jakiś produkt. Zamówienia do placówek na terenie Warszawy dostarczane są przez nas często jeszcze tego samego dnia.
Zamawianie pełnych opakowań zbiorczych
Robimy wszystko, żeby zabezpieczyć przesyłki najlepiej, jak się da. Zdarza się jednak, że w transporcie lub na magazynie przeładunkowym spedytora, karton z Twoim zamówieniem zostanie przygnieciony przez coś większego i cięższego. Zamawianie pełnych opakowań zbiorczych może pomóc w zabezpieczeniu towaru. Producenci zadbali o to, by ich produkty były odpowiednio opakowane. Preparaty do dezynfekcji, rękawiczki, podkłady - wszystkie produkty dostarczone w kartonie zbiorczym mają dużo większą szansę na dotarcie do Ciebie w całości.
Powtarzalne zamówienia
Regularne i powtarzalne zamówienia mają wpływ na rozwijanie oferty hurtowni. My również sprawdzamy ile danych produktów potrzebujemy mieć na magazynie w danym okresie. Nie raz dostosowywaliśmy ilość i rodzaj dostępnych produktów do zamówień naszych stałych klientów. Wasze zamówienia i sugestie pomagają nam w poszerzaniu asortymentu dostępnych artykułów medycznych. Dlatego warto budować długotrwałe relacje z dostawcą i regularnie komunikować swoje potrzeby i oczekiwania. Robiąc zamówienia w Lumamed, masz możliwość skorzystania z powielenia poprzednich zamówień w panelu klienta!
Jak się za to wszystko zabrać?
- Sporządź listę podstawowych produktów
Aby zacząć optymalizować proces zaopatrzenia gabinetu, zacznij od stworzenia listy podstawowych produktów, które są niezbędne do jego prawidłowego funkcjonowania. Umieść na liście produkty, materiały i sprzęty, które musisz regularnie zamawiać. Dokładnie określ rodzaje i ilości każdego z produktów, uwzględniając także ich specyfikacje, takie jak kolor czy rozmiar. Precyzyjna lista pozwoli Ci planować zakupy w sposób bardziej efektywny. Kolejnym krokiem jest określenie, w jakim okresie zużywasz każdy z produktów. Dzięki temu będziesz mógł lepiej planować swoje zamówienia i dowiesz się, jaki jest średni koszt zaopatrzenia Twojego gabinetu w określonym czasie. To pomoże Ci zoptymalizować zapotrzebowanie i osiągnąć dodatkowe oszczędności. - Monitoruj stany magazynowe
Aby uniknąć nagłych braków produktów, warto stosować proste metody monitorowania stanów magazynowych. Możesz na przykład używać oznaczeń, które pomogą Ci zauważyć niskie stany produktów. Zadanie monitorowania stanów można powierzyć odpowiedniemu pracownikowi, co zaoszczędzi Ci cenny czas, który możesz przeznaczyć na bardziej strategiczne działania. - Zapisz się do newslettera
Dzięki temu nie przegapisz żadnych nowości, informacji o aktualnych promocjach. Zdarza nam się również przypomnieć, że dawno nie mieliśmy ze sobą kontaktu, dzięki czemu z pewnością zajrzysz do swojego magazynu i sprawdzisz, czy przypadkiem nie kończą się rękawiczki :)
Podsumowując, prawidłowe zarządzanie zaopatrzeniem w gabinecie medycznym to proces skomplikowany, ale kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania placówki. Prawidłowe zabezpieczanie obszaru zamówień, monitorowanie stanów magazynowych i wybór odpowiedniego dostawcy może przynieść znaczne oszczędności czasu i pieniędzy. Warto zastanowić się nad delegacją niektórych zadań, sporządzeniem dokładnej listy produktów oraz monitorowaniem stanów magazynowych. Wybór odpowiedniego dostawcy, takiego jak Lumamed, może również przynieść dodatkowe korzyści finansowe i ułatwić funkcjonowanie Twojego gabinetu medycznego. W Lumamed nie tylko dbamy o konkurencyjne ceny, ale również o jakość obsługi klienta. Oferujemy szybki kontakt z naszym zespołem oraz życzliwą i pomocną obsługę klienta oraz szeroki asortyment produktów, który jest dostępny od ręki.
